3 TOOLS DIE JOU ALS ONDERNEMER TONNEN TIJD BESPAREN

Confession time: Ik ben mogelijk de meest slechte planner die ik ken.

Tot een paar jaar geleden was dat geen enkel probleem. Sterker nog, toen ik als presentator bij een omroep in loondienst werkte, hoefde ik bijna niets te plannen.

Elk programma had een volledig team met een eindredacteur, een producer en tal van redacteuren met wie je samenwerkte aan een programma. Ik was verantwoordelijk voor het draaiboek, de verhaallijn en de presentatie. En voor al het andere, was er een programmaredactie.

IMG_7445

Samen met BNN collega Nicolette Kluijver in de studio circa 2010

Nu, als online media ondernemer van mijn eigen bedrijf, ben ik de kapitein van mijn eigen schip. Ik stuur een team van 3 mensen aan, bewaak de grote lijnen en zet de korte en lange termijn strategie uit maar hou me net zo hard bezig met de allerkleinste details.

En het afgelopen jaar zijn we met theWhyGirl als een gek gegroeid.

Letterlijk als een gek.

Behalve een online talkshow, een podcast en een nieuwe online show, hebben we een opleidingstraject voor ondernemers. En daarnaast,sta ik ook als spreker op het podium, werk ik met partners aan nieuwe projecten en zijn we bezig met online media & de toekomst.

Allemaal dingen die geweldig zijn. Ik heb de vrijheid om te doen en laten wat ik wil. Om mijn intuïtie en hart te volgen. Om samen te werken met mensen die me inspiratie en energie geven.

De keerzijde is dat ik 100% verantwoordelijk ben. Voor alles wat er goed en fout gaat. Voor alles wat er wel en niet lukt. En voor het functioneren van mezelf en mijn team.

Een van de grootste lessen van mijn leven leerde ik het afgelopen jaar. Toen mijn vader ineens ziek bleek te zijn en ik hem in huis nam om voor hem te zorgen.

Het was de zwaarste tijd van mijn leven. Mijn lief, de familie en ik hebben alles gegeven wat we in ons hadden. Maar papa overleed 3 maanden na zijn diagnose. En ik stond, voor mijn gevoel, met lege handen. Ik was volledig het overzicht verloren.

Ik heb het gered omdat ik hulp vroeg. Hulp bij mijn bedrijf, hulp in mijn persoonlijk leven en hulp om het trauma te verwerken.

Inzicht: Ik ben geen Superwoman en hoef het niet te zijn. Want ik kan het niet alleen.

Als harde werker in loondienst, freelancer of ondernemer of denk je al snel dat je alles zelf moet doen. Zeker als je daarnaast ook nog een gezin hebt. Je vertelt jezelf dat je het perfect moet. Dat je geen fouten mag maken en je niemand teleur mag stellen. Het verantwoordelijkheidsgevoel is zo ontzettend groot. (herkenbaar anyone?)

Deze week op de blog geef ik je een kijkje achter de schermen van theWhyGirl Business.

IMG_7441

 

Mijn volledig virtuele superteam en ik werken met  3 tools die we gebruiken om structuur te creëren en daarmee tonnen tijd te besparen. Mede dankzij deze tools konden we, in die allerzwaarste tijd waar ik het net over had, toch succesvol zijn en zelfs groeien (we groeiden de afgelopen 5 maanden met 250%)

1. Basecamp

Basecamp is een project managing tool. Omdat alle teamleden van theWhyGirl vanuit huis werken, hebben we een tool waarin we al onze projecten managen. In Basecamp maakt iedereen zijn werk en werkzaamheden volledig transparant zichtbaar en kunnen we met elkaar meekijken en meedenken. Van to do lists tot discussies & deadlines, je kan er alles kwijt.

En alles in in 1 oogopslag vindbaar. Zelfs als je nog geen team hebt en solo aan de weg timmert, is Basecamp een uitkomst. Omdat het overzicht en structuur geeft aan die 1001 ideeën in je creatieve raashoofd.

Basecamp is goed betaalbaar. Na een gratis proefperiode betaal je zo’n 20 dollar per maand.

Een kort introfilpmje over de wondere wereld van Basecamp

2. Evernote

Evernote is de ultieme database, het archief dat ik zowel op mijn laptop, mijn Ipad als m’n Iphone gebruik. Van artikelen en filmpjes die inspireren tot halve ideeën en zelfs hele projecten, ik verzamel alles in Evernote. Alles is uber georganiseerd en makkelijk vindbaar en daardoor dus meteen te gebruiken.

Je kan er alleen in werken of met een team. Er zit zelfs een chatfunctie op zodat je met co-creators of teamleden kan overleggen over de content. Evernote is een gratis programma en heeft een betaalde versie waar je meer mogelijkheden in hebt.

Voor een snelle uitleg over hoe je Evernote in kan zetten, check je dit filmpje

3. MeetEdgar

Deze social media planner is misschien wel mijn favoriete tool van dit moment. Gecreëerd door een van m’n voorbeelden; superondernemer Laura Roeder is dit een tool waarmee je je social media posts in een grote library verzamelt en Edgar zorgt dat de posts automatisch worden geplaatst.

Edgar bewaart je posts en plaatst ze opnieuw op de social platformen waar ze het meeste effect hebben. Uit onderzoek blijkt dat, omdat het zo druk is op social, je fan of je klant een post een paar keer voorbij moet zien komen om er een connectie bij te voelen.

Ik gebruik social om al onze tijdloze content (zoals bijvoorbeeld onze blogs) regelmatig voorbij te laten komen. En het allerbeste nieuws is dat je, omdat je niet meer elke dag zwetend hoeft te bedenken wat je nu weer moet posten, je juist meer tijd over houdt om persoonlijke gesprekken te voeren op social. Ideaal!

Voor MeetEgdar betaal je 50 dollar per maand. Niet goedkoop. Maar sinds wij MeetEdgar gebruiken zijn we op social zichtbaarder dan ooit en zijn onze bezoekersaantallen gegroeid.

Weer een deel van die fans, lezers en kijkers wil graag met ons samenwerken en worden Droomklanten & partners. En het allermooiste is dat ik nog maar zo’n 3 uur per maand (!) kwijt aan social media. Ik vind ’t een waardevolle investering.

Meer over MeetEdgar ontdek je in dit filmpje

Ok, nu wil ik van jou horen.Laat me in de comments hieronder of jij tools gebruikt en welke van die tools jouw life savers zijn. Ben ik benieuwd naar!

Vertel het me in de comments onder deze blog!

Enne..

Deze zomer maken ondernemer Nicole Offenberg en ik een reeks gratis Masterclasses die gaan over eerlijk worden over je verlangens en jezelf zichtbaar maken met je creativiteit, blog of bedrijf.

Als WhyGirl VIP-member, krijg je die opgestuurd zodra ze er zijn. Een WhyGirl VIP-member worden is helemaal gratis. Plus je maakt ook nog eens kans op allerlei leuke weggeefacties! Nice right?! Laat je naam en emailadres achter en word gratis lid!

 

2015-06-08_2155

Join Zarayda's inner circle!

5 comments


  1. Nanda

    Tof Zarayda! Wij gebruiken Asana voor onze verschillende projecten. Is een gratis programma en we hebben nog niet hoeven uit te breiden naar betaald. Ik ben benieuwd naar de MeetEdgar!

  2. Margriet

    Hi powervrouw, wat heb jij een indruk gemaakt op mij bij het Spirit Business Event, jij en Nicole samen trouwens en dat hebben we bekrachtigd met een dikke knuffel (die we vanaf nu elke keer geven hebben we afgesproken hè). Mooie blog en ik kende eigenlijk helemaal geen van deze voorgestelde tools. Ben wel al een tijdje een Virtual Assistant aan het overwegen en na het lezen van deze blog nu nog meer 😉 Dank je wel ik kijk al naar naar de Masterclasses van jou en Nicole waar ik mij uiteraard direct voor had en weer heb opgegeven. Have fun in Madrid GENIET. Oja ik wilde nog twee boeken bestellen van The Why Girl om weg te geven aan twee cliënten van mij, doe ik dat bij jou of via een ander kanaal? Let me know. Kus Margriet Laus – Agterberg

  3. Sofie

    Hallo Zarayda,

    Je superwoman verhaal klinkt me héél bekend in de oren…
    Zelf moest ik 2j herstellen van een burnout in combinatie met een hoop fysiek medische klachten.
    Sinds ik terug de oude ben, geeft mijn lichaam gelukkig sneller aan wanneer ik op m’n rem moet gaan staan.
    Zo’n virtual assistent & de andere tips lijken me idd goeie tips…maar eerst zien dat ik de nieuwe koers goed op de markt gezet krijg & geld verdien, want dan kan ik die assistent ook betalen waardoor ik echt helemaal de touwtjes in handen kan geven & het ganse concept de richting geven die vanuit mijn hart komt.

    • Sofie

      Evernote neem ik inderdaad ook al overal mee… (soms zelfs op de wc als ik een creatieve bui heb 😉 )
      SUPER tool !

  4. ninja moeder

    Wat verdrietig dat je je vader hebt verloren 🙁 Sterkte met de verwerking daarvan. Knap dat je hulp hebt gezocht en op die manier een burn-out hebt voorkomen. Want voorkomen is altijd beter dan genezen.

    Ik werk nog met een ouderwetse to-do list. Ik hou van lijstjes maken en afvinken. Kan pas rust vinden als mijn actielijstjes weer up-to-date zijn. Maar deze tools zijn wel mega handig. Misschien moet ik er ook maar eens aan gaan geloven 😉

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *